Zo bereken je de marge op een verhuurklus

De meeste verhuurbedrijven weten precies wat een klus omzet. Wat er na afloop van overblijft, weten ze vaak alleen bij benadering. De dagprijs komt uit een oude prijslijst of uit wat de concurrent vraagt, en of een klus goed was, merk je pas aan het eind van het kwartaal.

Dat kan beter, en het is minder werk dan je denkt. In dit artikel lees je wat een klus jou eigenlijk kost, hoe je de marge uitrekent en waar die meestal weglekt.

Omzet is niet wat je overhoudt

Een klus van €4.400 klinkt goed. Maar zit daar een ingehuurde led-wall in, twee freelancers en een bus, dan gaat een groot deel van dat bedrag direct weer de deur uit. De marge is wat er overblijft als je alle kosten van die klus van de omzet afhaalt:

Marge = omzet excl. btw − kosten van de klus

Als percentage: deel de marge door de omzet. Een klus van €4.400 met €2.395 marge heeft een marge van 54%.

Wat kost een klus jou?

Loop per klus deze kosten langs.

Eigen materiaal. Ook je eigen spullen kosten geld per keer dat ze de deur uit gaan. Reken met afschrijving plus onderhoud. Een moving head van €2.400 die je naar verwachting 120 keer verhuurt, kost €20 per verhuur. Tel daar de lamp, het schoonmaken en het testen bij op, zeg €5, en je zit op €25 per keer.

Inhuur. Wat je een collega-verhuurder betaalt voor materiaal dat je zelf niet hebt. Vergeet het ophalen en terugbrengen niet: dat is vaak een halve dag van iemand.

Crew. Wat je de mensen betaalt, niet wat je de klant rekent. Bij freelancers is dat hun uurtarief, bij je eigen mensen hun loonkosten per uur.

Transport. Brandstof, huur van een bus of aanhanger, en de chauffeur als die niet al onder crew valt.

Losse kosten. Parkeren, catering voor de crew, verbruiksmateriaal zoals gaffa en batterijen.

Kosten achteraf. Een kabel die kapotgaat, een reparatie, extra schoonmaak. Die kosten komen pas na de klus, en worden daarom het vaakst vergeten.

Een rekenvoorbeeld

Een bedrijfsfeest van één dag, met eigen licht en geluid, een ingehuurde led-wall, twee technici en een bus:

De klus als geheel levert 54% marge op. Maar kijk naar de regels: op je eigen materiaal houd je 84% over, op de led-wall 36% en op de crew 22%. Een klus met veel inhuur en veel crew kan er op de offerte groot uitzien en toch weinig opleveren.

Waar je marge weglekt

• Inhuur tegen inkoopprijs doorrekenen. "We verdienen er niets aan, maar de klant blijft tevreden." Je verdient er dan niet alleen niets aan, je verliest de tijd die het ophalen, terugbrengen en controleren kost. Reken minstens een opslag die dat dekt.
• Kosten achteraf die je nergens noteert. Wie ze niet bijhoudt, ziet nooit dat een bepaald artikel bij elke klus een reparatie nodig heeft.
• Uitlopende crew-uren. Wordt een opbouw van acht uur er tien, dan betaal je de crew tien uur. Staat er acht op de offerte, dan betaal je het verschil zelf.
• Staffelkorting zonder naar de kosten te kijken. Korting voor een meerdaagse verhuur is logisch voor je eigen materiaal, dat toch al betaald is. Ingehuurd materiaal en crew kosten je elke dag hetzelfde.

Hoe hoog moet je marge zijn?

Daar is geen getal voor dat voor iedereen klopt. De marge hierboven is wat de klus oplevert voordat je loods, kantoor, verzekeringen en software betaald zijn. Tel die vaste kosten per maand bij elkaar op en deel ze door het aantal klussen dat je gemiddeld doet. Dan weet je wat een klus minimaal moet opleveren om quitte te spelen.

Belangrijker dan één percentage is dat je de marge per klus ziet, en dat je klussen met elkaar kunt vergelijken. Dan zie je vanzelf welke klanten, welke soorten klussen en welk materiaal je echt iets opleveren.

Bijhouden zonder extra werk

Met een spreadsheet kan het, zolang je de marge achteraf uitrekent. Handiger is het als je hem ziet terwijl je de offerte maakt, want dan kun je nog iets aan de prijs doen.

In Gearflow vul je bij je materiaal en je kosten in wat ze jou kosten. Op het project zie je dan de marge, en je klant ziet die niet. Ingehuurd materiaal koppel je aan de leverancier, en kosten die je niet doorrekent tellen wel mee in je marge, maar komen niet op de offerte. Bekijk wat Gearflow kost of plan een demo.