Voorwaarden

Algemene voorwaarden

1. Partijen en toepassing

1.1 Gearflow is een handelsnaam van Waterdhavian, eenmanszaak, gevestigd aan Beukweg 46, 7556 DG Hengelo, KvK 89168135, btw NL004700680B18. Hierna: Gearflow.

1.2 Gearflow is uitsluitend bestemd voor ondernemers. Consumenten kunnen geen account afsluiten.

1.3 Klant is de onderneming met een account. Deze voorwaarden gelden zodra de klant ze bij aanmelding of bij het afsluiten van een abonnement accepteert.

2. Proefaccount

2.1 Een proefaccount is gratis en heeft geen einddatum.

2.2 Een proefaccount heeft maximaal 3 kantoorgebruikers en 1 project. Crew en freelancers tellen niet mee.

2.3 Het project in een proefaccount kan niet worden verwijderd. Voor een volgend project sluit de klant een abonnement af.

2.4 Gearflow mag het proefaccount wijzigen of beëindigen, met 30 dagen vooraankondiging per e-mail.

3. Abonnement en prijzen

3.1 De pakketten en prijzen, exclusief btw:

3.2 Een abonnement gaat in zodra de eerste betaling is ontvangen. Het wordt vooruit gefactureerd en daarna steeds met dezelfde periode verlengd.

3.3 Een hoger pakket geldt direct. Bij een maandabonnement geldt de nieuwe prijs vanaf de volgende factuur. Bij een jaarabonnement factureert Gearflow direct het verschil over de resterende dagen.

3.4 Een lager pakket kan alleen als het aantal gebruikers daarin past. Het geldt direct, zonder terugbetaling over de betaalde periode.

3.5 Gearflow kondigt prijswijzigingen 30 dagen vooraf aan. Ze gelden vanaf de eerstvolgende periode daarna, en de klant kan voor die tijd opzeggen.

4. Betaling en opzeggen

4.1 Facturen worden per e-mail verstuurd en staan ook in het account.

4.2 De klant betaalt via automatische incasso of creditcard en machtigt Gearflow daarvoor met de eerste betaling, via betaalprovider Mollie. Die eerste betaling is de eerste factuur.

4.3 Gearflow schrijft het factuurbedrag 3 kalenderdagen na het versturen van de factuur af. De factuur geldt als vooraankondiging, en de klant stemt in met deze kortere termijn.

4.4 Mislukt een afschrijving of wordt die teruggeboekt, dan ontvangt de klant een betaallink. Dat geldt ook als een bedrag boven de limiet van de betaalmethode ligt, zoals een jaarfactuur bij incasso. Over een onbetaalde factuur is de wettelijke handelsrente verschuldigd.

4.5 Staat een factuur langer dan 14 dagen open, dan kan de klant geen nieuwe projecten maken tot de factuur betaald is. De betalingsverplichting blijft bestaan.

4.6 De klant kan op elk moment opzeggen via de abonnementspagina. Het abonnement loopt door tot het einde van de betaalde periode. Staat er een onbetaalde factuur open, dan gaat de opzegging direct in. Er vindt geen terugbetaling plaats.

4.7 Na afloop gelden de beperkingen van het proefaccount, behalve dat bestaande gebruikers en projecten blijven staan. De klant kan geen nieuwe projecten of extra gebruikers toevoegen en geen projecten verwijderen. Gegevens blijven bewaard volgens artikel 8.

5. Referralprogramma

5.1 Klanten met een betaald abonnement via automatische betaling kunnen zakelijke relaties uitnodigen.

5.2 De klant ontvangt € 10 per maand, exclusief btw, per aangebrachte relatie met een lopend abonnement en minstens één betaalde factuur. Dit bedrag vervalt zodra het abonnement van de relatie is afgelopen of de relatie een betalingsachterstand heeft. Eerdere maanden worden niet teruggevorderd.

5.3 Het bedrag gaat eerst af van het eigen abonnement en staat zichtbaar op de factuur. De btw wordt berekend over het bedrag na korting. Is het bedrag na korting € 0, dan ontvangt de klant geen factuur.

5.4 Wat overblijft is tegoed, exclusief btw. Is dat na een factuur € 50 of meer, dan betaalt Gearflow het volledige tegoed in één keer uit, plus btw, en staat het tegoed weer op € 0. Bij een jaarabonnement gaat tegoed eerst af van de volgende jaarfactuur.

5.5 Zegt de klant op, dan betaalt Gearflow het resterende tegoed uit, ook als dat minder is dan € 50.

5.6 De klant geeft Gearflow toestemming om namens hem per uitbetaling één factuur op te maken voor het volledige tegoed. Die vermeldt "factuur uitgereikt door afnemer". De klant blijft verantwoordelijk voor zijn btw.

5.7 Uitnodigen kan per e-mail via Gearflow, of met een persoonlijke link die de klant zelf deelt. Een e-mail gaat alleen op initiatief van de klant, die de tekst vooraf ziet en met naam als afzender wordt genoemd. De klant nodigt alleen zakelijke relaties uit die hij persoonlijk kent en over Gearflow heeft gesproken, nooit lijsten of grote aantallen. Per relatie zijn één uitnodiging en één herinnering mogelijk. Wie zich afmeldt, ontvangt niets meer.

5.8 Per relatie telt de eerste geldige uitnodiging. Eigen ondernemingen en bestaande klanten tellen niet mee. Bij misbruik kan Gearflow de klant uitsluiten en het tegoed laten vervallen.

5.9 Gearflow kan het programma met 30 dagen vooraankondiging wijzigen of stoppen. Opgebouwd tegoed blijft dan behouden.

6. Gebruik

6.1 De klant is verantwoordelijk voor zijn gebruikers, hun inloggegevens en de ingevoerde gegevens.

6.2 De klant gebruikt Gearflow niet in strijd met de wet, verkoopt de dienst niet door en belast of omzeilt de beveiliging niet.

6.3 Gearflow mag een account blokkeren bij misbruik of een beveiligingsrisico, en meldt dat zo snel mogelijk aan de klant.

7. Beschikbaarheid en ondersteuning

7.1 Gearflow spant zich in om de dienst beschikbaar te houden, maar garandeert geen ononderbroken werking. Onderhoud wordt waar mogelijk vooraf aangekondigd.

7.2 De klant kan vragen en problemen melden via de feedbackknop in de beheeromgeving.

7.3 Om te helpen kan Gearflow inloggen als een gebruiker van de klant. Dat gebeurt alleen voor ondersteuning of om een storing op te lossen.

8. Gegevens na opzegging

8.1 De gegevens die de klant invoert blijven van de klant. Op verzoek levert Gearflow een export in een gangbaar formaat.

8.2 Na opzegging blijven de gegevens bewaard tot de klant om verwijdering vraagt. Gearflow verwijdert ze dan binnen 30 dagen.

8.3 Is er 24 maanden niet ingelogd, dan kondigt Gearflow per e-mail verwijdering aan. Blijft een reactie 30 dagen uit, dan verwijdert Gearflow het account.

8.4 Facturen en de administratie daarvan bewaart Gearflow 7 jaar, omdat de wet dat vraagt.

9. Aansprakelijkheid

9.1 Gearflow is alleen aansprakelijk voor directe schade, tot maximaal het bedrag dat de klant in de 12 maanden daarvoor heeft betaald.

9.2 Voor een proefaccount is Gearflow niet aansprakelijk.

9.3 Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Gearflow.

10. Slotbepalingen

10.1 Gearflow kan deze voorwaarden wijzigen en kondigt dat 30 dagen vooraf aan. Bij bezwaar kan de klant voor de ingangsdatum opzeggen.

10.2 Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen gaan naar de rechtbank Overijssel, locatie Almelo.

Verwerkersovereenkomst

Deze overeenkomst hoort bij de algemene voorwaarden en geldt zolang Gearflow persoonsgegevens voor de klant verwerkt.

V1. Rollen. De klant is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die hij in Gearflow invoert. Gearflow is verwerker. Voor de eigen klant- en factuuradministratie is Gearflow zelf verantwoordelijke.

V2. Gegevens en doel. Het gaat om namen, contactgegevens en planningsgegevens van gebruikers, crew, freelancers en contactpersonen van de klant. Gearflow verwerkt die alleen om de dienst te leveren.

V3. Instructies. Gearflow verwerkt de gegevens alleen op instructie van de klant, tenzij de wet iets anders vereist. Het gebruik van de dienst geldt als instructie.

V4. Geheimhouding. Iedereen die namens Gearflow toegang heeft, is tot geheimhouding verplicht. Inloggen als gebruiker gebeurt alleen zoals beschreven in artikel 7.3.

V5. Subverwerkers. De klant geeft toestemming voor onderstaande partijen. Gearflow meldt een nieuwe partij 30 dagen vooraf, en de klant kan daartegen bezwaar maken.

Koppelt de klant zijn eigen Moneybird, dan valt die verwerking onder zijn eigen overeenkomst met Moneybird.

V6. Beveiliging. Gearflow neemt passende maatregelen: gegevens per klant afgeschermd, wachtwoorden gehasht, koppelingssleutels versleuteld en toegang beperkt. Back-ups worden wekelijks gemaakt.

V7. Datalekken. Gearflow meldt een datalek binnen 48 uur nadat het is ontdekt, met de informatie die de klant nodig heeft voor een eventuele melding.

V8. Verzoeken en controle. Gearflow helpt de klant bij verzoeken van betrokkenen en geeft op verzoek informatie waarmee de klant de naleving kan controleren.

V9. Einde. Na afloop verwijdert Gearflow de gegevens volgens artikel 8 van de voorwaarden, tenzij de wet langere bewaring vereist.